Semesterplanung

Bereits kurz nach Vorlesungsbeginn eines Semesters wird begonnen, die Lehrveranstaltungen für das darauffolgende Semester zu planen. Nach Abgabe der Lehrveranstaltungen und der Prüfungen bei den Sekretariaten, beginnen diese mit der Eingabe in das LSF-Buchungssystem. Hierbei ist es wichtig, dass alle für die Raumvergabe relevanten Informationen mit eingegeben werden und zusätzlich zu den Grunddaten im eigens hierfür eingerichteten COMMUNICATOR-Feld auftauchen.

Parallel werden ebenfalls hier schon die großen Vorlesungen für das Hörsaalzentrum und die Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsstudiengänge an die zentrale Raumplanung gemeldet.

Um den Instituten möglichst früh noch eine Anpassung bei zeitlichen Kollisionen zu ermöglichen, werden von der zentralen Raumplanung bereits vor der Raumvergabe die Vorlesungen im Hörsaalzentrum wie auch ein Abgleich der Überschneidungen von Pflichtveranstaltungen ohne Alternative in den Lehramtsfächern durchgeführt. Diese beiden Planungsvorgänge laufen z.T. parallel ab und müssen vor der Raumvergabe abgeschlossen sein.

Um den Instituten eine gewisse Planungssicherheit zu geben und die weitere Planung zu erleichtern, gibt es im Audimax und HZ1 des Hörsaalzentrums feste Vorbelegungen großer Vorlesungen. Diese bleiben über die Semester überwiegend gleich und werden zu Anfang der Semesterplanung (gleich nach der Raum-AG) noch einmal abgeglichen. Vorbelegungsanfragen, die später eingehen, werden in der bereits laufenden Planung flexibel geplant und dann erst im nächsten Semester in die festen Vorbelegungen übernommen.

Anfragen für regelmäßig wiederkehrende Lehrveranstaltungen im Hörsaalzentrum

Wöchentlich oder 14täglich wiederkehrende Vorlesungen müssen bis zur im jeweils aktuellen Zeitplan der Semesterplanung festgelegten Deadline eingereicht werden (s.o. Reiter "Zeitplan und Fristen"). Danach eingereichte Vorlesungs-Anfragen werden nachrangig behandelt. Die Planung erfolgt nach der Deadline.

Die Vorlage für Hörsaalanfragen finden Sie oben unter dem Reiter "Formulare".

Anfragen für Einzeltermine im Hörsaalzentrum

Einzeltermine im Hörsaalzentrum werden später zusammen mit den übrigen Veranstaltungen geplant. Hier ist es wichtig, den Raumwunsch im Communicator zu hinterlegen. Diese Termine wie auch Klausurtermine gehören nicht mit in das oben genannte Formular für die Anfrage regelmäßiger wiederkehrende Lehrveranstaltungen im Hörsaalzentrum.

Pflichtveranstaltungen ohne Alternative müssen ebenfalls bis zur hierfür festgelegten Deadline gemeldet werden, da sonst kein Überschneidungsabgleich möglich ist. Überschneidungen, die nicht bis zur Deadline für Rückmeldungen zu den Überschneidungen zwecks Bereinigung/Schiebung bereinigt sind, müssen damit rechnen, dass sie - je nach Zeitpunkt des Eingangs - mit der neu ermittelten Zeit nicht mehr in die bevorzugte Raumverteilungsplanung für Pflichtveranstaltungen ohne Alternative mit reingenommen werden können.

Nach Bereinigung von Überschneidungen im Hörsaalzentrum und zwischen den Lehramtsfächern werden vom LSF-Administrator die inzwischen vollständig von den Sekretariaten eingegebenen Lehrveranstaltungen und Prüfungen aus dem Buchungssystem (LSF) in eine Übersichts-Tabelle in Excel gezogen. Diese dient derzeit als Raum-Verteilungsinstrument (Später soll dies von einer Software übernommen werden).

Die Raumzuordnung während der Semesterplanung erfolgt ausschließlich anhand dieser Excel-Datei, sodass nach der Deadline im LSF vorgenommene Änderungen nicht mehr berücksichtigt werden können. Bei der Raumvergabe wird versucht, eine möglichst gerechte Verteilung der vorhandenen Räume auf alle Institute zu erreichen.

Die Raumvergabe erfolgt in einer festen Prioritätenreihenfolge. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Veranstaltungen, die zur Lehre gehören und fakultativen Zusatzangeboten, wie z.B. Sprachkursen, MeQS oder Kursen des ZWW.

In der ersten Runde werden die wöchentlich und 14-tägig stattfindenden Veranstaltungen mit Räumen versorgt. Besonders berücksichtigt werden hierbei die Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsfächer sowie best. große Pflicht-Pädagogik-Vorlesungen mit festem Zeitfenster (Time Slot). Ebenfalls berücksichtig werden, soweit möglich, besondere Bedarfe, wie z.B. an die Ausstattung.

Nach anschließender Buchung der Räume im LSF werden die Ergebnisse an die Sekretariate gemeldet worauf innerhalb einer gesetzten Frist Veranstaltungen ohne Raum zeitlich verschoben werden können. Danach wird die Raumverteilung mit der nächsten Runde fortgesetzt. Der beschriebene Ablauf wiederholt sich in den Verteilungsrunden. Im Folgenden die einzelnen Verteilungs-Runden:

Runde 1:    Verteilung der Räume für regelmäßig stattfindende Veranstaltungen der curricularen Lehre

Runde 2:    Verteilung der Räume für regelmäßig stattfindende nachrangige extracurriculare Veranstaltungen (z.B. Kurse des FSZ, MeQs oder ZWW)

Runde 3:    Verteilung der Räume für Block- und Einzelveranstaltungen der curricularen Lehre

Runde 4:    Verteilung der Räume für nachrangige extracurriculare Block- und Einzelveranstaltungen

Runde 5:    Verteilung der Räume für Klausuren und Prüfungen (inkl. Überschneidungsplanung für die Lehramts-Klausuren)

Runde 6:    Buchung von Räumen für weitere Sonder-Veranstaltungen wie z.B. Tagungen innerhalb der Vorlesungszeiten und in den Prüfungszeiträumen

Nach der Deadline für die Abgaben von Lehrveranstaltungen eingehende Veranstaltungen können nicht mehr bei der primären Raumverteilungsplanung berücksichtigt werden und werden nachrangig mit Räumen versorgt.

Soweit es von der Raumsituation her machbar ist, werden Wünsche selbstverständlich erfüllt. Die Zahl zur Verfügung stehender Räume innerhalb eines Zeitfensters ist aber nun einmal limitiert. So kann nicht jeder einen Raum zur Wunschzeit bekommen. Die Verteilung erfolgt nach den weiter oben bereits genannten Prioritäten. Dann wird wie folgt vorgegangen:

1. Zuerst soll immer versucht werden, in ein Zeitfenster auszuweichen, in dem ein passender Raum frei ist. Die zeitliche Abklärung erfolgt durch die Sekretariate auf Ebene des Stundenplans des jeweiligen Instituts sowie des Lehrpersonenplans.
2. Falls möglich, sollte ein institutsinterner Raum- bzw. Veranstaltungstausch vorgenommen werden (Planung durch das Institut/ die Institutssekretärin). Die Zentrale Raumplamung bucht dann auf Anfrage die Räume entsprechend um.
3. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Gründen, die den Wunsch nach einem Raumwechsel legitimieren, unter anderem:

• Der Raum ist zu klein für die Teilnehmerzahl

• Es fehlt unbedingt benötigte Ausstattung

Die Raumvergabe erfolgt nach folgenden Regeln:

1. Es werden keine zu großen Räume an kleinere Seminare vergeben. Die Veranstaltung muss dann auf ein neues Zeitfenster verschoben werden, in dem ein passender Raum frei ist. Nur in ganz besonderen Notsituationen (wie z.B. die Raumnot durch den Sturmschaden des Orkans Christian im Oktober 2013) können hiervon Ausnahmen gemacht werden.
2. PC-Räume und andere Räume mit Spezialausstattung werden nur an Lehrveranstaltungen vergeben, die die jeweilige Ausstattung auch benötigen.
3. Besprechungsräume werden im Regelfall nicht für Lehrveranstaltungen gebucht.
4. In den Prüfungswochen können keine Lehrveranstaltungen stattfinden.
5. Tagungen innerhalb der Prüfungswochen können erst nach der Buchung der Räume für die Prüfungen am Ende der jeweiligen Semesterplanung gebucht werden.