Semesterplanung

Bereits kurz nach Vorlesungsbeginn eines Semesters wird begonnen, die Lehrveranstaltungen für das darauffolgende Semester zu planen. Nach Abgabe der Lehrveranstaltungen und der Prüfungen bei den Sekretariaten oder dem Semestermanagement beginnen diese mit der Eingabe in das LSF-Buchungssystem. Hierbei ist es wichtig, dass alle für die Raumvergabe relevanten Informationen mit eingegeben werden und zusätzlich zu den Grunddaten im eigens hierfür eingerichteten COMMUNICATOR auftauchen.

Parallel werden ebenfalls hier schon folgende Lehrveranstaltungen an die zentrale Raumplanung gemeldet:

• die großen Vorlesungen für das Hörsaalzentrum
• alle regelmäßigen Veranstaltungen, die im PC-Raum OSL 449 stattfinden sollen
• die Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsstudiengänge

Um den Instituten möglichst früh noch eine Anpassung bei zeitlichen Kollisionen zu ermöglichen, werden von der zentralen Raumplanung bereits vor der Raumvergabe die Vorlesungen im Hörsaalzentrum und im PC-Raum OSL 449 geplant und gebucht wie auch ein Abgleich der Überschneidungen von Pflichtveranstaltungen ohne Alternative in den Lehramtsfächern durchgeführt. Diese beiden Planungsvorgänge laufen z.T. parallel ab und müssen vor der Raumvergabe abgeschlossen sein.

Um den Instituten eine gewisse Planungssicherheit zu geben und die weitere Planung zu erleichtern, gibt es im Audimax und HZ1 des Hörsaalzentrums sowie im PC-Raum OSL 449 feste Vorbelegungen regelmäßig stattfindender Lehrveranstaltungen. Diese bleiben über die Semester überwiegend gleich und werden zu Anfang der Semesterplanung (gleich nach der Raum-AG) noch einmal abgeglichen. Vorbelegungsanfragen, die später eingehen, werden in der bereits laufenden Planung flexibel geplant und erst in der darauf folgenden Semesterplanung in die festen Vorbelegungen übernommen.

Anfragen für regelmäßig wiederkehrende Lehrveranstaltungen im Hörsaalzentrum/ OSL 449

Wöchentlich oder 14-täglich wiederkehrende Lehrveranstaltungen müssen bis zur im jeweils aktuellen Zeitplan der Semesterplanung festgelegten Frist eingereicht werden (siehe auch "Zeitplan und Fristen"). Später eingereichte Anfragen werden nachrangig behandelt. Die Koordinierung und anschließende Buchung der Räume seitens der zentralen Raumplanung erfolgt nach der Frist.

Die Vorlage für Anfragen des Audimax, HZ1 und des OSL 449 finden Sie unter dem Reiter "Formulare".

Anfragen für Einzeltermine im Hörsaalzentrum/ OSL 449

Einzeltermine im Hörsaalzentrum und OSL 449 werden später zusammen mit den übrigen Veranstaltungen geplant. Hier ist es wichtig, den Raumwunsch im COMMUNICATOR zu hinterlegen. Diese Termine wie auch Klausurtermine gehören nicht mit in das oben genannte Formular für die Anfrage regelmäßig wiederkehrender Lehrveranstaltungen im Hörsaalzentrum/ OSL 449.

Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsfächer müssen ebenfalls bis zur hierfür festgelegten Frist gemeldet werden, da sonst kein vollständiger Überschneidungs-Abgleich zwischen den Fächern möglich ist.

Überschneidungen, die nicht bis zur Frist der LSF-Eingabe aller Veranstaltungen und Prüfungstermine bereinigt sind, müssen damit rechnen, dass sie - je nach Zeitpunkt des Eingangs - mit der neu ermittelten Zeit nicht mehr in die bevorzugte Raumverteilungsplanung für Pflichtveranstaltungen ohne Alternative mit hereingenommen werden können.

Nach Fertigstellung der oben beschriebenen Schritte und nach Ablauf der Frist zur Eingabe aller Veranstaltungen in das LSF wird eine Excel-Liste aller Veranstaltungsdaten aus dem LSF erstellt. Diese Liste dient als Grundlage für die Verteilung der Räume. 

Nachträgliche Änderungen von Veranstaltungsdaten im LSF müssen daher der Zentralen Raumverwaltung per Mail gemeldet werden, damit diese berücksichtigt werden können. Für die Meldung reicht die Nennung der Veranstaltungsnummer im LSF.

Die Raumvergabe erfolgt in einer festen, nach Prioritäten geordneten, Reihenfolge. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen curricularen Veranstaltungen, die zur Lehre gehören und extra-curricularen Zusatzangeboten, wie z.B. Sprachkursen oder Fortbildungsangeboten.

In der ersten Runde werden die wöchentlich und 14-tägig stattfindenden curricularen Veranstaltungen mit Räumen versorgt. Besonders berücksichtigt werden hierbei die Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsfächer. Ebenfalls berücksichtigt werden, soweit möglich, besondere Bedarfe, wie z.B. an die Ausstattung.

Nach anschließender Buchung der Räume im LSF werden die Ergebnisse an die Sekretariate gemeldet, worauf innerhalb einer gesetzten Frist Veranstaltungen ohne Raum zeitlich verschoben werden können. Danach wird die Raumverteilung mit der nächsten Runde fortgesetzt. Der beschriebene Ablauf wiederholt sich in den Verteilungsrunden. Im Folgenden die einzelnen Verteilungs-Runden:

Runde 1:    Räume für regelmäßige curriculare  Lehr-Veranstaltungen

Runde 2:    Räume für regelmäßige nachrangige extra-curriculare Veranstaltungen

Runde 3:    Räume für curriculare Block- und Einzelveranstaltungen

Runde 4:    Räume für nachrangige extra-curriculare Block- und Einzelveranstaltungen

Runde 5:    Räume für Klausuren und Prüfungen (inkl. Überschneidungsplanung für die Lehramts-Klausuren)

Runde 6:    Räume für weitere Sonder-Veranstaltungen wie z.B. Tagungen innerhalb der Vorlesungszeiten und in den Prüfungszeiträumen

Nach der Frist für die Abgaben von Lehrveranstaltungen eingehende Veranstaltungen können nicht mehr bei der primären Raumverteilungsplanung berücksichtigt werden und werden nachrangig mit Räumen versorgt. Diese bitte per Mail bei raum-TextEinschliesslichBindestricheBitteEntfernen-@uni-flensburg.de einreichen unter Nennen der Veranstaltungsnummer im LSF. Wir holen uns dann die Daten aus dem LSF und übertragen sie von Hand in unsere Excel-Planungstabelle. 

Durch die limitierte Anzahl der innerhalb eines Zeitfensters zur Verfügung stehenden Räume, können in stark nachgefragten Zeitfenstern nicht alle Veranstaltungen einen Raum zugeteilt bekommen. Die Zuweisung erfolgt nach der oben beschrieben Prioritätenreihenfolge. Mitgeteilte Raumanforderungen oder Wünsche werden dabei soweit möglich berücksichtigt. 

Wenn im geplanten Zeitfenster kein Raum mehr frei ist, wird wie folgt vorgegangen:

1. Vorab mitgeteilte alternative Zeiten (z.B. im LSF-Communicator) werden auf freie Räume geprüft und die Termine bei Verfügbarkeit direkt umgebucht.
2. Verantwortliche von Veranstaltungen, die weiterhin ohne Raum sind, werden informiert und um alternative Zeiten gebeten.

Die Raumvergabe erfolgt nach folgenden Regeln:

1. Generell werden Veranstaltungen nur Räume mit einer Sitzplatzanzahl zugewiesen, die der Teilnehmerzahl entspricht.
2. PC-Räume und andere Räume mit Spezialausstattung werden nur an Lehrveranstaltungen vergeben, die die jeweilige Ausstattung auch benötigen.
3. Besprechungsräume werden generell nicht für Lehrveranstaltungen gebucht.
4. Tagungen während der Vorlesungszeit (inkl. der Prüfungswochen) können erst im Anschluss der jeweiligen Semesterplanung in Lehrveranstaltungsräume gebucht werden (siehe auch Raumvergabe von Tagungsräumen). Damit wir besser planen können, bitten wir dennoch um frühzeitige Raumanfragen.