Zentrale Raumplanung

Semesterplanung

Ablauf

Im Folgenden sollen die Abläufe der Raumvergabe und die Verzahnung mit der zeitlichen Semesterplanung mit den einzelnen ineinandergreifenden Tätigkeiten aller Beteiligten näher beschrieben werden.

Koordination mit der Lehrveranstaltungsplanung

Zeitliche Planung und Eingabe in das LSF

Bereits kurz nach Vorlesungsbeginn eines Semesters wird begonnen, die Lehrveranstaltungen für das darauffolgende Semester zu planen. Nach Abgabe der Lehrveranstaltungen und der Prüfungen bei den Sekretariaten, beginnen diese mit der Eingabe in das LSF-Buchungssystem. Hierbei ist es wichtig, dass alle für die Raumvergabe relevanten Informationen mit eingegeben werden und zusätzlich zu den Grunddaten im eigens hierfür eingerichteten COMMUNICATOR-Feld auftauchen.

Parallel werden ebenfalls hier schon die großen Vorlesungen für das Hörsaalzentrum und die Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsstudiengänge an die zentrale Raumplanung gemeldet.

Hörsaalzentrumsplanung und Überschneidungsplanung

Um den Instituten möglichst früh noch eine Anpassung bei zeitlichen Kollisionen zu ermöglichen, werden von der zentralen Raumplanung bereits vor der Raumvergabe die Vorlesungen im Hörsaalzentrum wie auch ein Abgleich der Überschneidungen von Pflichtveranstaltungen ohne Alternative in den Lehramtsfächern durchgeführt. Diese beiden Planungsvorgänge laufen z.T. parallel ab und müssen vor der Raumvergabe abgeschlossen sein.

Feste Vorbelegungen im Audimax

Um den Instituten eine gewisse Planungssicherheit zu geben und die weitere Planung zu erleichtern gibt es im Audimax des Hörsaalzentrums feste Vorbelegungen großer Vorlesungen. Diese bleiben über die Semester überwiegend gleich und werden zu Anfang der Semesterplanung (gleich nach der Raum-AG) noch einmal abgeglichen. Vorbelegungsanfragen, die später eingehen, werden in der bereits laufenden Planung flexibel geplant und dann erst im nächsten Semester in die festen Vorbelegungen mit übernommen.

Hörsaalzentrumsplanung

Anfragen für regelmäßig wiederkehrende Lehrveranstaltungen im Hörsaalzentrum

Wöchentlich oder 14täglich wiederkehrende Vorlesungen müssen bis zur im jeweils aktuellen Zeitplan der Semesterplanung festgelegten Deadline eingereicht werden (s.o. Reiter "Zeitplan und Fristen"). Danach eingereichte Vorlesungs-Anfragen werden nachrangig behandelt. Die Planung erfolgt nach der Deadline.

Die Vorlage für Hörsaalanfragen finden Sie oben unter dem Reiter "Formulare".

Anfragen für Einzeltermine im Hörsaalzentrum

Einzeltermine im Hörsaalzentrum werden später zusammen mit den übrigen Veranstaltungen geplant. Hier ist es wichtig, den Raumwunsch im Communicator zu hinterlegen. Diese Termine wie auch Klausurtermine gehören nicht mit in das oben genannte Formular für die Anfrage regelmäßiger wiederkehrende Lehrveranstaltungen im Hörsaalzentrum.

Überschneidungsplanung in den Lehramtsfächern

Pflichtveranstaltungen ohne Alternative müssen ebenfalls bis zur hierfür festgelegten Deadline gemeldet werden, da sonst kein Überschneidungsabgleich möglich ist. Überschneidungen, die nicht bis zur Deadline für Rückmeldungen zu den Überschneidungen zwecks Bereinigung/Schiebung bereinigt sind, müssen damit rechnen, dass sie - je nach Zeitpunkt des Eingangs - mit der neu ermittelten Zeit nicht mehr in die bevorzugte Raumverteilungsplanung für Pflichtveranstaltungen ohne Alternative mit reingenommen werden können.

Ablauf der Raumverteilung während der Semesterplanung

Datenabfrage aus dem LSF– absolute Deadline für Abgabe von Lehrveranstaltungen

Nach Bereinigung von Überschneidungen im Hörsaalzentrum und zwischen den Lehramtsfächern werden vom LSF-Administrator die inzwischen vollständig von den Sekretariaten eingegebenen Lehrveranstaltungen aus dem Buchungssystem (LSF) in eine Übersichts-Tabelle in Excel gezogen. Diese dient derzeit als Raum-Verteilungsinstrument (Später soll dies von einer Software übernommen werden).

Die Raumzuordnung während der Semesterplanung erfolgt ausschließlich anhand dieser Excel-Datei, sodass nach der Deadline im LSF vorgenommene Änderungen nicht mehr berücksichtigt werden können. Bei der Raumvergabe wird versucht, eine möglichst gerechte Verteilung der vorhandenen Räume auf alle Institute zu erreichen.

Prioritätenreihenfolge bei der Raumvergabe

Die Raumvergabe erfolgt in einer festen Prioritätenreihenfolge. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Veranstaltungen, die zur Lehre gehören und fakultativen Zusatzangeboten, wie z.B. Sprachkursen, MeQS oder Kursen des ZWW.

In der ersten Runde werden die wöchentlich und 14-tägig stattfindenden Veranstaltungen mit Räumen versorgt. Besonders berücksichtigt werden hierbei die Pflichtveranstaltungen ohne Alternative der Lehramtsfächer sowie best. große Pflicht-Pädagogik-Vorlesungen mit festem Zeitfenster (Time Slot). Ebenfalls berücksichtig werden, soweit möglich, besondere Bedarfe, wie z.B. an die Ausstattung.

Nach anschließender Buchung der Räume im LSF werden die Ergebnisse an die Sekretariate gemeldet worauf innerhalb einer gesetzten Frist Veranstaltungen ohne Raum zeitlich verschoben werden können. Danach wird die Raumverteilung mit der nächsten Runde fortgesetzt. Der beschriebene Ablauf wiederholt sich in den Verteilungsrunden. Im Folgenden die einzelnen Verteilungs-Runden:

  1. Runde 1:    Verteilung der Räume für regelmäßig stattfindende Veranstaltungen der Lehre

  2. Runde 2:    Verteilung der Räume für regelmäßig stattfindende nachrangige Veranstaltungen

  3. Runde 3:    Im Herbstsemester: Verteilung der Räume für die Einführungswoche und die Begleitseminare des Praxissemesters im MA Lehramt

  4. Runde 4:    Verteilung der Räume für Block- und Einzelveranstaltungen der Lehre

  5. Runde 5:    Verteilung der Räume für nachrangige Block- und Einzelveranstaltungen

  6. Runde 6:    Verteilung der Räume für Klausuren und Prüfungen

  7. Runde 7:    Buchung von Räumen für weitere Sonder-Veranstaltungen wie z.B. Tagungen innerhalb der Vorlesungszeiten und in den Prüfungszeiteräumen

Raumvergabe bei nachträglicher Abgabe von LV nach der Datenabfrage

Nach der Deadline für die Abgaben von Lehrveranstaltungen eingehende Veranstaltungen können nicht mehr bei der primären Raumverteilungsplanung berücksichtigt werden und werden nachrangig mit Räumen versorgt.

Wenn kein Raum mehr zur gewünschten Zeit frei ist

Soweit es von der Raumsituation her machbar ist, werden Wünsche selbstverständlich erfüllt. Die Zahl zur Verfügung stehender Räume innerhalb eines Zeitfensters ist aber nun einmal limitiert. So kann nicht jeder einen Raum zur Wunschzeit bekommen. Die Verteilung erfolgt nach den weiter oben bereits genannten Prioritäten. Dann wird wie folgt vorgegangen:

  1. Zuerst soll immer versucht werden, in ein Zeitfenster auszuweichen, in dem ein passender Raum frei ist. Die zeitliche Abklärung erfolgt durch die Sekretariate auf Ebene des Stundenplans des jeweiligen Instituts sowie des Lehrpersonenplans.
  2. Falls möglich, sollte ein institutsinterner Raum- bzw. Veranstaltungstausch vorgenommen werden (Planung durch das Institut/ die Institutssekretärin). Die ZRP bucht dann auf Anfrage die Räume entsprechend um.
  3. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Gründen, die den Wunsch nach einem Raumwechsel legitimieren:

  • Der Raum ist zu klein für die Teilnehmerzahl

  • Es fehlt unbedingt benötigte Ausstattung

Regeln bei der Raumvergabe

Die Raumvergabe erfolgt nach folgenden Regeln:

  1. Es werden keine zu großen Räume an kleinere Seminare vergeben. Die Veranstaltung muss dann auf ein neues Zeitfenster verschoben werden, in dem ein passender Raum frei ist. Nur in ganz besonderen Notsituationen (wie z.B. die Raumnot durch den Sturmschaden des Orkans Christian im Oktober 2013) können hiervon Ausnahmen gemacht werden.
  2. PC-Räume und andere Räume mit Spezialausstattung werden nur an Lehrveranstaltungen vergeben, die die jeweilige Ausstattung auch benötigen.
  3. Besprechungsräume werden im Regelfall nicht für Lehrveranstaltungen gebucht.
  4. In den Prüfungswochen können keine Lehrveranstaltungen stattfinden.
  5. Tagungen innerhalb der Prüfungswochen können erst nach der Buchung der Räume für Prüfungen am Ende der jeweiligen Semesterplanung gebucht werden.

Zeitplan und Fristen

Unter folgenden Link finden Sie den aktuellen Zeitplan bzw. Ablaufplan der Semesterplanung:

02.-21-zeitplan-semesterp...

Datum:
16.10.2020
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Formulare

vorlage-meldungen-von-pfl...

Keine Bilddatei
Datum:
20.03.2018
Datei:
12 KB (XLTX)
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vorlage-anfragen-semester...

Keine Bilddatei
Datum:
20.03.2018
Datei:
17 KB (DOTX)
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formular-lv-erfassungsbog...

Keine Bilddatei
Datum:
06.09.2019
Datei:
56 KB (DOCX)
Download

Audimax Vorbelegerplan

21-audimax-vorbelegungen-...

Datum:
16.10.2020
Datei:
139 KB (PDF)
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LSF Buchungspraxis unter Corona

Alles muss unter Corona-Bedingungen viel genauer Sein, u.a. wegen der Hygieneregeln und der geringen Raumkapazitäten.

Es erfordert in der Raumplaung immens viel Zeit und Arbeit, unklare Buchungen von Präsenzveranstaltungen heraus zu suchen und im Nachhinein einzeln abzuklären.

Daher meine Bitte an alle, dies möglichst schon vorher bis zu evtl. vorhandenen Deadlines zu erledigen.

Raumbuchungen

o  Es sollten nur noch Veranstaltungen in den Fachräumen oder Besprechungsräumen eingebucht sein, für die tatsächlich auch Präsenz beantragt wurde.

o  Es sollten nur noch Veranstaltungen in den Fachräumen oder Besprechungsräumen eingebucht sein, die auch tatsächlich stattfinden.

o  Es sollten keine pauschalen wöchentlichen Reservierungen mehr gebucht sein für Termine, die vielleicht ab und zu mal in Präsenz stattfinden.

o  Für Einzeltermine in Präsenz müssen jeweils extra Einzelterminzeilen angelegt werden, in die dann der Raum reingebucht werden kann (z.B. neben dem wöchentlichen online-Termin).

Teilnehmerzahlen

o  Es sollten die tatsächlichen Teilnehmerzahlen eingetragen werden und nicht die in den Modulkatalogen stehenden möglichen Höchstteilnehmerzahlen.

o  Teilnehmerzahlen sollten angepasst sein an die unter Corona noch mögliche Personenzahl in den Räumen. Diese sind stark verringert.

Link zu den aktuellen Nutzerzahlen der Räume: https://www.uni-flensburg.de/?29681

o  Teilnehmerzahlen sollten zudem, falls notwendig, klar aufgeteilt in den Terminzeilen oder Untergruppen eingetragen werden. Nur so ist eine eventuelle hygienekonforme Aufteilung aller Teilnehmer innerhalb einer Veranstaltung bei der Hygieneprüfung durch die Raumplanung und/oder Abt. 1 auch erkennbar.

Beispiel: Bei einer Veranstaltung mit insgesamt 10 TN mit Einzelterminen, zu denen nur je eine Person kommt, muss auch in den jeweiligen Terminzeilen eine "1" eingetragen sein. Sonst sieht es so aus, als wenn überall 10 TN kommen.

Zeitabstand zu anderen Veranstaltungen

Der zurzeit vorgegebene zeitliche Abstand zwischen Veranstaltungen von mindestens zwei Stunden zum Reinigen und Lüften ist einzuhalten außer es handelt sich um genau dieselben Teilnehmer in zwei aufeinander folgenden Veranstaltungen.

Anpassungen an Änderungen

Die Anpassung der Buchungen an vom Präsidium beschlossene Änderungen bitte möglichst umgehend umsetzen. Es ist oft für den Einzelnen nicht erkennbar, welche weitreichenden Folgen es für den gesamten Planungsprozess hat, wenn dies nicht geschieht.

(z.B. Eingabe der veränderten Anfangs- und Endzeiten der Vorlesungszeit oder die Herausnahme von gebuchten Fachräumen aus Veranstaltungen, die laut Beschluss des Präsidiums nicht stattfinden sollen).

Und hier noch einmal alles als PDF zum Download:

lsf-buchungspraxis-unter-...

Datum:
16.10.2020
Datei:
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