Informationen für Beschäftigte

Wiederaufnahme des Dienstbetriebs in der Verwaltung

Die Präsenzpflicht besteht wieder soweit die Gefährdungslage keine anderen Maßnahmen erforderlich macht. In den Räumen der EUF gelten die Unterweisungen zu Büroarbeitsplätzen und das Hygienekonzept der EUF. Besonders möchten wir Sie darauf hinweisen, dass

  • beim Betreten der Gebäude die Hände desinfiziert werden müssen,
  • beim Bewegen auf den Fluren der Gebäude eine selbstmitgebrachte Mund-Nasen-Bedeckung getragen werden soll,
  • die notwendigen Mindestabstände eingehalten werden müssen, und
  • Teeküchen, Kopier- und Sozialräume nur einzeln genutzt werden sollen.

Sie können gemäß der Dienstvereinbarung auch die Möglichkeiten mobilen Arbeitens gemäß nutzen, jedoch nur nach Absprache mit dem Vorgesetzten. Die Zeiterfassung wird wieder aufgenommen und wird auch über VPN bei mobiler Arbeit möglich sein. Informationen erhalten Sie von der Personalabteilung.Die Präsenzpflicht bleibt ausgesetzt für Personen, die einer Risikogruppe angehörig sind und die keinen positiven Bescheid im Anschluss an eine Gefährdungsbeurteilung durch den Betriebsarzt erhalten haben.Die Präsenzpflicht bleibt ausgesetzt für Personen, in deren Arbeitskontext der Arbeitsschutz nicht gewährleistet werden kann. Das gilt z.B. für Personen, die in Büros mit Doppel- oder Mehrfachbelegung arbeiten. Hier gilt es, in Absprache individuelle und dem Arbeitsschutz entsprechende Lösungen zu finden.

Gebäude: Zugang und Erfassung der Personen

Die Gebäude der EUF bleiben auch weiterhin und bis auf Weiteres für Publikumsverkehr geschlossen. Sie erhalten Zugang mit einem gültigen Transponder. Entsprechend der Hygiene- und Gefährdungsplanung werden zudem die Personen, die in den Gebäuden der EUF anwesend sind, erfasst:

  • Die Erfassung aller Beschäftigten wird über die Schließanlagensoftware gewährleistet. Die Daten werden nicht routinemäßig ausgewertet und nur für den Bedarfsfall zum Zweck der Nachverfolgung von möglichen Corona-Krankheitsfällen für sechs Wochen hinterlegt.
  • Alle weiteren Personen, die z.B. zu Besprechungen die Gebäude betreten, müssen im Vorfeld der Veranstaltung schriftlich erfasst werden. Verantwortlich dafür ist der*die jeweilige Organisator*in der Besprechung. Dafür ist das Formular zur Dokumentation der Besprechungsteilnehmer*innen zu nutzen. Sie finden es hier. Die Daten müssen für sechs Wochen zum Zweck der Nachverfolgung von möglichen Corona-Krankheitsfällen an der EUF durch den*die Organisator*in archiviert werden. Bei Stellenbesetzungsverfahren und Berufungsvorträgen werden die Daten der eingeladenen Bewerber*innen zum Zweck der Nachverfolgung von möglichen Corona-Krankheitsfällen zentral durch die Personalabteilung für sechs Wochen archiviert.

 

Selbstverwaltung: Gremiensitzungen und Beschlüsse

Gremiensitzungen und Beschlüsse

Gremien führen ihre Sitzungen in der Regel als Videokonferenz durch. Hierfür ist die Software WebEx einzusetzen, welche die Universität allen Studierenden und Bediensteten zur Verfügung stellt.

Beschlüsse können in Videokonferenzen grundsätzlich per Handzeichen gefasst werden. Entscheidungen in geheimen Abstimmungen erfolgen in einem gesicherten elektronischen Verfahren, hierfür ist die Software evasys einzusetzen, welche die Universität zu diesem Zwecke zur Verfügung stellt.

Gremiensitzung in Präsenz können in begründeten Ausnahmefällen genehmigt werden; ab dem 15. Juni 2020 gilt dies für Gremiensitzungen mit bis zu 15 Personen sowie für die Senatssitzungen. Wenn Sie eine Sitzung in Präsenz durchführen möchten, richten Sie den entsprechenden Antrag bitte an die Abteilung Gebäudemanagement zu richten. Über den Antrag entscheidet die Kanzlerin auf Grundlage der vorhandenen Raumkapazitäten und der Einhaltung des Hygienekonzeptes.

Gremiensitzungen in Präsenz sind unter Einhaltung des Hygienekonzeptes der Universität durchzuführen. Verantwortlich für die Einhaltung und Umsetzung des Hygienekonzeptes ist der bzw. die jeweilige Vorsitzende des Gremiums. Nähere Einzelheiten sind dem Hygienekonzept der Universität zu entnehmen.

Wahlen zum Senat 2020

Aufgrund der Aussetzung der Präsenzpflicht und der nur in Ausnahmefällen durchgeführten Präsenzlehre könnte bei einer Durchführung der Senatswahl im Juni nicht wie im HSG festgelegt Pflicht für eine möglichst hohe Wahlbeteiligung gesorgt werden. Auf Grundlage des Corona-Gesetzes hat das Präsidium daher beschlossen, die Senatswahlen auf Anfang des nächsten Semesters zu verschieben. Der Stichtag für die Wahlen soll im Oktober zu Beginn der Vorlesungszeit liegen. Die Amtszeiten des aktuellen Gremiums verlängern sich bis zur Wahl des neuen Senats.

Finanzen

In der Finanzabteilung finden die Sach- und Rechnungsbearbeitung unverändert statt. 

Um die Begleichung von Rechnungen sicherzustellen, wird die eingehende Post in der Poststelle geöffnet, sofern sie nicht als persönlich gekennzeichnet ist. Eingehende Rechnungen werden an die Finanzabteilung geschickt, die die Originalrechnungen einscannt und zur rechnerischen und sachlichen Prüfung an die Adressat*in per Mail verschickt. Er oder sie zeichnet die Rechnung per Mail und die Finanzabteilung weist die Bezahlung an. Bitte geben Sie daher künftig als Rechnungsadresse folgendes an:

  • Europa-Universität Flensburg
  • z.Hd. NAME DES BESTELLERS/DER BESTELLERIN
  • Auf dem Campus 1
  • 24943 Flensburg.

Die Zahlstelle ist wieder geöffnet.

Die Diensttelefone in der Finanzabteilung werden NICHT umgeleitet, bitte kontaktieren Sie die Abteilung per E-Mail. 

Gebäudeservices

Die Gebäude der Universität werden ge-, aber nicht verschlossen, der Zugang ist mit einem gültigen Transponder gewährleistet

Die Poststelle wird montags bis freitags zwischen 10:00-12:00 Uhr geöffnet, um Paketpost, Abschlussarbeiten oder alles, was zu groß für den Briefkasten ist, entgegenzunehmen.

Die Poststelle verfügt aufgrund der geschlossenen Zahlstelle nicht über die Möglichkeit, Pakete ins außereuropäische Ausland zu versenden. Beschäftigte, die Pakete ins außereuropäische Ausland versenden möchten, werden gebeten, diese selbst postalisch aufzugeben und die Kosten mit Quittung in der Abteilung Finanzen abzurechnen. Briefe ins außereuropäische Ausland sind auch weiterhin über die Poststelle versendbar.

Menschen ohne Zugangsberechtigung zu den Gebäuden müssen die Post zentral im Briefkasten am Gebäude OSLO oder in der dortigen Poststelle während der eingeschränkten Öffnungszeiten abgeben.

Die hausinterne Postverteilung findet weiterhin statt.

Die Gebäudereinigung findet statt. Die Toiletten werden täglich gereinigt.

Die Ausleihe von Dienstfahrzeugen ist eingestellt.

Sollte Ihnen etwas Ungewöhnliches in den Gebäuden auffallen, wenden Sie sich bitte an die E-Mail-Adresse Gebaeudeservices@uni-flensburg.de oder an die Firma "Sicherheit Nord" unter der Telefonnummer 0461/90-2000.

Personal

Die Stellenbesetzungsverfahren sind über WebEx durchzuführen – es sei denn, ein*e Bewerber*in macht ausnahmsweise plausible Gründe geltend, warum er oder sie online nicht teilnehmen kann.

Arbeitsverträge werden per Post zugestellt.

Alle Beschäftigten können die Möglichkeiten mobilen Arbeitens gemäß der Dienstvereinbarung nutzen unter der Voraussetzung, dass S+sie erreichbar sind. Aufgrund der geänderten Vorlesungs- und Prüfungszeiten ergeben sich folgende Regelungen für die Beschäftigten im Bereich der Lehre":

  • Für Tarifbeschäftigte im "w"-Bereich gilt: Urlaub, der bereits beantragt und genehmigt wurde, darf angetreten werden. Tarifbeschäftigtes wissenschaftliches Personal, das jetzt noch Urlaub in der neuen Vorlesungs- und Prüfungszeit beantragen möchte, benötigt die Zustimmung des Vorgesetzten. Der Lehrbetrieb muss sichergestellt sein. 
  • Für die Beamt*innen im "w"-Bereich gilt: Beamte, die ihren Urlaub bereits beantragt und genehmigt bekommen hatten, dürfen ihn grundsätzlich auch weiterhin antreten, sofern er nicht im Einzelfall widerrufen wird. Ein Widerruf kann insbesondere bei Beamten mit Lehraufgaben erfolgen, wenn die Lehre sonst nicht sichergestellt werden kann. Ein neuer Urlaubsantrag von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Lehrverpflichtung kann und darf wegen § 11 Abs. 2 der Erholungsurlaubsverordnung (EUVO) nur dann genehmigt werden, wenn der beantragte Urlaub innerhalb der vorlesungsfreien Zeit liegt. Wird dem Urlaubsantrag ein Schreiben des Vorgesetzten beigefügt, in dem ausführlich begründet und bescheinigt wird, dass der Urlaub aus dienstlichen Gründen nicht während der vorlesungsfreien Zeit genommen werden kann, kann der Urlaub ausnahmsweise auch genehmigt werden, wenn er in die Vorlesungszeit fällt. 

Präsidium

  • Vertragsunterzeichnungen durch den Präsidenten sind gewährleistet.
  • Präsidiumsbeschlüsse können gefasst werden.
  • Zeitlich kritische Verfahren werden berücksichtigt. 
  • Derzeit werden keine Beglaubigungen ausgestellt. 

ZIMT

Dienstreisen

Dienstreisen sind in Zeiten des weltweit verbreiteten Coronavirus mit zusätzlichen Risiken behaftet. Bitte beachten Sie die entsprechende Regelung zu Dienstreisen an der EUF.

Die von der Staatskanzlei gestellten Verhaltensweise für Reiserückker*innen finden Sie in verschiedenen Sprachen hier.